Plan de Auditoría y Control Interno

Año 2024

La Universidad de Huelva, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 219 apartados 3 y 4 de sus Estatutos, y según lo establecido en el artículo 59 de la Ley Orgánica 2/2023,de 22 de marzo, del Sistema Universitario, así como en el artículo 89 del Decreto Legislativo 1/2023, de 8 de enero, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley Andaluza de Universidades, se ajustará para el desarrollo y ejecución de su presupuesto, así como para el control de sus inversiones, ingresos y gastos, preferentemente mediante técnicas de auditoría, a las disposiciones vigentes de aplicación y a las normas establecidas por la propia universidad, bajo la supervisión del Consejo Social, atendiendo a los principios de legalidad, eficacia y eficiencia.

El propósito del presente plan es contribuir a la consecución de los objetivos de la Universidad de Huelva y al cumplimiento de las leyes y normas aplicables en cada momento en relación al aseguramiento del control interno de sus ingresos y gastos.

Con el fin de dar cumplimiento a las previsiones anteriores, se presenta el Plan de Actuaciones del Área de Auditoría y Control Interno de la Universidad de Huelva para el ejercicio 2024, que ha sido consensuado con la Gerencia y presentado a los correspondientes órganos de gobierno.

Para la elaboración del plan es necesario realizar una programación de actuaciones que permitan lograr un adecuado equilibrio entre los objetivos institucionales, el alcance del trabajo, el tiempo y recursos disponibles para ejecutarlo.

El objetivo principal del control interno en la Universidad de Huelva es verificar que el uso de los recursos económico-financieros se somete a los principios de transparencia y rendición de cuentas y, en particular, al cumplimiento del objetivo de estabilidad presupuestaria y equilibrio financiero. En base a ello, se realiza cada año la planificación de todas las actuaciones del Área de Auditoría y Control Interno.

El alcance de los trabajos a desarrollar para la ejecución de este plan de actuaciones estará determinado en su mayoría por imposiciones legales y reglamentarias, en función de las recomendaciones realizadas por los organismos de control externo estatales y autonómicos, así como de los resultados obtenidos en base al análisis de los expedientes de gasto de años anteriores.

Por otra parte, el tiempo disponible y los recursos, tanto humanos como materiales destinados al control interno, son determinantes para dar cumplimiento íntegro al presente programa de trabajo.

Teniendo en cuenta que la plantilla no está cubierta en su totalidad, resulta preciso mantener cierta prudencia en la programación de las actuaciones contenidas en el plan.

Por todo lo expuesto anteriormente, y por las posibles situaciones imprevistas derivadas de cambios legislativos, requerimientos específicos de la Gerencia, o cualquier otra circunstancia debidamente justificada, se diseña un plan flexible que pueda sufrir adaptaciones por alguna de las causas anteriormente señaladas.

Para el adecuado desarrollo del plan, el Área de Auditoría y Control Interno podrá recabar el asesoramiento necesario de los Servicios Jurídicos, a través de la Secretaría General de la Universidad, y los informes técnicos que precise de conformidad con lo dispuesto en la normativa presupuestaria y de control que resulte de aplicación.

Además, las autoridades, cualquiera que sea su naturaleza, quienes ejerzan funciones públicas, o desarrollen su trabajo en la Universidad de Huelva prestarán a los funcionarios que ejercen el control, el apoyo y colaboración que les sean requeridos, facilitando la documentación e información necesaria para la ejecución de su trabajo.

De forma concreta, en la planificación se han tenido en cuenta las nuevas obligaciones de control derivadas de los Fondos Next Generation de los que la Universidad sea beneficiaria, dentro del siguiente marco normativo:

  • Real Decreto-ley 36/2020, de 30 de diciembre, por el que se aprueban medidas urgentes para la modernización de la Administración Pública y para la ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR).
  • Orden HFP/1030/2021, de 29 de septiembre, por la cual se configura el sistema de gestión del PRTR y de la Orden HFP/1031/2021, de 29 de septiembre, por la que se establece el procedimiento y formato de la información a proporcionar por las Entidades del Sector Público Estatal, Autonómico y Local para el seguimiento del cumplimiento de hitos, objetivos y ejecución presupuestaria y contable de las medidas de los componentes del PRTR.
  • Orden HFP/55/2023, de 24 de enero, relativa al análisis sistemático del riesgo de conflicto de interés en los procedimientos que ejecutan el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.

Por último, las actuaciones del Plan se configuran, por una parte, con trabajos de control previo, para aquellas áreas que puedan presentar un mayor riesgo de incumplimiento de la legalidad aplicable, a través de comprobaciones posteriores para aquellos casos en que sea necesario realizar un análisis más profundo, mediante la aplicación de técnicas de auditoría realizadas con posterioridad a la gestión. La combinación de ambas técnicas de control está dirigida a una gestión más ágil, flexible y eficaz de los recursos públicos, sin descuidar el cumplimiento de las normas y procedimientos aplicables.

Este tipo de control pretende verificar la legalidad, antes de que sean aprobados, de los actos que den lugar al reconocimiento de derechos o a la realización de gastos, así como los ingresos y gastos que de ellos deriven, y la inversión o aplicación en general de los recursos públicos, con el fin de garantizar que su gestión se ajusta a las disposiciones aplicables a cada caso.

El control previo podrá ejercerse aplicando técnicas de muestreo, o comprobaciones periódicas cuando concurran circunstancias que afectan a un número elevado de actos, documentos o expedientes.

A continuación, se exponen las áreas que durante el ejercicio 2024 serán sometidas a este tipo de control, detallando en el cuadro siguiente lo requisitos esenciales a tener en cuenta:

  • Expedientes de contratación administrativa.
  • Comprobación material de la inversión.
  • Modificaciones de crédito.
  • Gastos capítulo 2 y 6 del presupuesto superior a 2.000€.
  • Gastos de investigación, cooperación internacional y Fondos Next Generation.
  • Devoluciones de ingresos.
  • Nómina externa del personal de la Universidad.

En todos los casos expuestos en el apartado anterior si el Área de Auditoría y Control Interno considera que el expediente objeto de control se ajusta a la legalidad, lo tramitará sin necesidad de motivarlo, mediante firma en el expediente de la persona que realiza la supervisión. En caso de desacuerdo con el fondo de los actos, documentos o expedientes examinados, se procederá a la correspondiente devolución por escrito en el plazo de 10 días desde la recepción.

La devolución del expediente será motivada, exponiendo los fundamentos legales en los que se base, serán dirigidas al órgano que ha promovido el expediente, y suspenderá la tramitación del expediente hasta que sea subsanado en un plazo de 10 días hábiles.

El Área de Auditoría y Control Interno podrá revisar favorablemente expedientes en los que se observen defectos derivados de incidencias no esenciales, formulando las observaciones complementarias que considere conveniente, sin que estas tengan efectos suspensivos en la tramitación de los expedientes, no procediendo el planteamiento de discrepancias.

Cuando el órgano no acepte la devolución formulada, podrá plantear discrepancia motivada por escrito en el plazo de 10 días hábiles, con cita de los preceptos legales en los que sustente su criterio. Si el Área considera suficiente la totalidad de las alegaciones presentadas, revisará de conformidad el expediente, previa comunicación al órgano gestor, continuando su trámite el expediente. En caso contrario, se procederá según lo establecido en las Bases de Ejecución Presupuestaria.

Consiste en la verificación a posteriori de la actividad económico-financiera de la Universidad mediante la aplicación de procedimiento de revisión selectivos contenidos en las Normas de Auditoría del Sector Público.

A tal fin el Área de Auditoría y Control Interno podrá recabar del personal del Servicio responsable del área a auditar listados para realizar la muestra, y una vez obtenida ésta, solicitar copias de los expedientes correspondientes, con acceso directo a los originales si ello fuese necesario, pudiendo la persona auditora quedarse con las copias electrónicas necesarias para documentar la muestra de auditoría. Puntualmente, se podrá solicitar acceso al programa informático que corresponda en cada caso para la obtención de las evidencias que se consideren oportunas.

La ejecución de las actuaciones de este tipo de control está condicionada al aumento que ha supuesto en los últimos años las actividades de control previo en el ámbito de las subvenciones que se conceden para fomentar actividades de interés para la Universidad, de la contratación administrativa, y más concretamente, los fondos provenientes del Plan de Recuperación Transformación y Resiliencia, requiriendo todas ellas una mayor dedicación en el día a día de los recursos humanos.

A continuación, se enumeran las áreas que durante el ejercicio 2024 serán sometidas a este tipo de control, detallando en el cuadro siguiente los requisitos esenciales a tener en cuenta:

  • Gastos de personal.
  • Cajas Fijas.
  • Gastos de capítulo 2 y 6 igual o inferior a 2.000€.
  • Ejecución fondos Plan Recuperación, Transformación y Resiliencia.
  • Subvenciones y ayudas concedidas por la Universidad.
  • Informe de morosidad.

El resultado de este control se materializará en un informe escrito donde se reflejará el alcance de los hechos puestos de manifiesto, las conclusiones y recomendaciones que se deduzcan del mismo. Estos informes tendrán carácter provisional, remitiéndose al órgano o Servicio afectado, en el plazo de 5 días hábiles siguientes a aquél en el que se concluyan los trabajos, indicando en el escrito de remisión un plazo de 10 días hábiles para formular las alegaciones u observaciones que considere conveniente.

De manera ocasional, y siempre y cuando la actuación de control lo requiera, se prescindirá de la emisión de informe provisional, formulándose directamente el informe definitivo.

Sobre la base del informe provisional, se emitirá el oportuno informe definitivo que incluirá todas las observaciones detectadas en el examen de los expedientes, teniendo en cuenta las alegaciones realizadas por el órgano o Servicio correspondiente en caso de haberlas realizado en el plazo señalado.

El informe definitivo con los resultados del control realizado con posterioridad será enviado al Gerente y/o persona en quien delegue, con las recomendaciones que se consideren necesarias para asegurar que la administración de los recursos de la Universidad de Huelva se ajusta a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables en cada caso.

En primer lugar, y en línea con lo regulado para la ejecución de los Planes de Recuperación Transformación y Resiliencia, un miembro del Área de Auditoría y Control Interno actuará como vocal en la Comisión Antifraude de la Universidad de Huelva.

Además, es necesario planificar las actividades internas del Área, también consumidoras de recursos, como son la planificación y organización de las actividades, el mantenimiento de la página web del Área, el suministro de información a los órganos de control externo, la resolución de consultas a las unidades de gasto, y muy especialmente, la formación del personal.

En este sentido, para poder hacer frente a los cambios continuos que tienen lugar en el entorno, el personal debe recibir formación adecuada orientada a aumentar la eficacia en el control del gasto público. Por ello, es necesaria la asistencia a cursos específicos y la participación en congresos, jornadas o similar que se convoquen por otros Servicios de Control Interno.

Por último, una función importante de cara a la disminución de incidencias y agilidad en la gestión, es la información y asesoramiento a las unidades de gasto, resolviendo sus consultas sobre diversos aspectos relacionados con la gestión económica, a través de correo electrónico (control.interno@sc.uhu.es), vía telefónica o con la realización de reuniones informativas.

Año 2023

La Universidad de Huelva, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 219 apartados 3 y 4 de sus Estatutos, en los artículos 82 de la Ley Orgánica de Universidades y 89 de la Ley Andaluza de Universidades, se ajustará para el desarrollo y ejecución de su presupuesto, así como para el control de sus inversiones, ingresos y gastos, preferentemente mediante técnicas de auditoría, a las disposiciones vigentes de aplicación y a las normas establecidas por la propia Universidad, bajo la supervisión del Consejo Social, atendiendo a los principios de legalidad, eficacia y eficiencia.

Con el fin de dar cumplimiento a lo anterior, se presenta el Plan de Auditoría y Control Interno de la Universidad de Huelva, que será desarrollado en el ejercicio 2023, que ha sido consensuado con la Gerencia y presentado a los correspondientes órganos de gobierno.

El propósito de este Plan es contribuir a la consecución de los objetivos de la Universidad de Huelva en relación al aseguramiento del control interno de sus ingresos y gastos y el cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Realización de muestreos individuales de nóminas, verificando la existencia del soporte documental adecuado. A tal fin el personal del Área de Auditoría y Control Interno podrá recabar del personal del Servicio de Recursos Humanos (Área de Gestión de Personal Docente y Área de Personal no Docente, Retribuciones y Seguridad Social) listados para realizar la muestra y una vez obtenida ésta, copias de las nóminas y expedientes correspondientes, con acceso directo a los expedientes originales solicitados si ello fuese necesario, pudiendo el auditor quedarse con las copias compulsadas necesarias para documentar la muestra de auditoría.

Asimismo, el personal del Área de Auditoría y Control Interno podrá solicitar puntualmente el acceso al programa informático Universitas XXI del Recursos Humanos, para la obtención de la información que corresponda a la muestra seleccionada.

3.1. Revisión de los expedientes de contratación de gastos no menores.
Al representar éstos una parte significativa del gasto presupuestario, se realizará una supervisión continua del expediente económico (documentos RC con la memoria justificativa de iniciación del expediente, documentos A con el documento de aprobación del expediente, documentos D con la Resolución Rectoral de adjudicación).

A tal fin el personal del Área de Auditoría y Control Interno tendrá acceso a nivel consultivo al módulo de expedientes de contratación del Universitas XXI y podrá recabar del Área de Contratación la información necesaria para esta supervisión.

3.2. Control interno de modificaciones presupuestarias.
Transferencias de créditos (MC/ y MC) y créditos generados por ingresos (MPI y MC). Se verificará que se ajusta a las normas de ejecución del Presupuesto vigente de la Universidad y que existe el soporte documental adecuado.

3.3. Revisión previa de todos los gastos de funcionamiento del capítulo 2 e inversiones del capítulo 6 del presupuesto, superiores a 2.000€.

3.4. Revisión previa de todos los gastos de los proyectos de investigación y cooperación tanto nacionales como internacionales con independencia de su cuantía.

3.5. Devolución de ingresos superiores a 5.000€.

3.6.- Revisión previa de honorarios de nómina externa.

4.1. Muestreo semestral de cajas fijas y justificantes de gasto en pago directo igual o inferior a 2.000€, incluidos los justificantes por indemnizaciones del servicio y los gastos supeditados a los Acuerdos Marcos de la Universidad.

4.2. Muestreo de contratos de los artículos 68 y 83 de la LOU (OTRI), con especial atención en los ingresos y facturación de dichos contratos.

4.3. Muestreo del capítulo 4 del estado de gastos, poniendo especial acento en las ayudas y subvenciones concedidas por la Universidad verificando que se cumple el procedimiento establecido en las bases de ejecución presupuestaria.

Atención a las cuestiones que puedan suscitarse en el desarrollo de las actividades de carácter económico que generen dudas o requieran asesoramiento especial en las unidades de gasto.
A tal fin, el Área de Auditoría y Control Interno tiene habilitada una dirección de correo electrónico control.interno@sc.uhu.es

El Área de Auditoría y Control Interno, podrá elaborar informes puntuales con recomendaciones de mejora sobre aspectos concretos de la gestión económica.
Asimismo, elaborará un informe anual que contendrá la información correspondiente a los trabajos realizados, así como las recomendaciones de mejora de aquellos aspectos en los que se hayan observado incidencias.

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