Transferencia al archivo
La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de las distintas oficinas de los Servicios, Centros, Departamentos, etc. al Archivo Universitario, que se hace cargo de su gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta.
Una adecuada gestión documental contribuye al enriquecimiento del patrimonio documental de la Universidad a largo plazo. El Archivo Universitario es la unidad administrativa responsable de garantizar la organización, accesibilidad, tratamiento y difusión del patrimonio documental de la Universidad.
Las transferencias deberán acordarse con el Archivo Universitario, concretándose qué fecha tiene asignada cada oficina para enviar la documentación, o en su caso acordar una diferente. Los encargados de preparar la documentación para transferirla al Archivo deberán ser los responsables del archivo de oficina o en su caso conocedores de la documentación.
- Revisar y comprobar que no falta ningún documento dentro de los expedientes o expedientes dentro de la serie documental y verificar su correcta ordenación (numérica, cronológica o alfabética). Si no se ha hecho con anterioridad, separar todas las copias, duplicados, borradores… y todos los documentos que no estén relacionados directamente con el asunto o actividad expediente. Los expedientes deben estar libres de clips, grapas, gomas, carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su conservación. Por último se hará la clasificación de los documentos teniendo en cuenta los criterios cronológicos, numéricos (ej. nº de expediente) o alfabéticos que procedan.
- Agrupar los documentos en expedientes de acuerdo con la ordenación de los asuntos o actividades a los cuales se refieren. En el caso de que se considere imprescindible mantener unidos varios documentos en el interior del expediente se pueden utilizar subcarpetas de hojas de DIN A3.
- Rotulación de las cajas con número correlativo de identificación de la caja dentro de la transferencia, a lápiz. Esta numeración se corresponderá con el número asignado en la Hoja de transferencia; Unidad, Centro o Servicio; Nombre de la serie documental que contiene. Fechas extremas de la documentación contenida en la caja. También se consignará el número de orden de la caja en la transferencia.
- Cumplimentar el formulario de transferencia: el modelo se puede obtener en la página web y enviarlo por correo interno o por email, haciendo constar los siguientes datos:
- En la cabecera: nombre del órgano remitente, nombre, teléfono y e-mail del responsable del archivo de oficina, fecha de la transferencia y número total de cajas de archivo que se transfieren.
- En la descripción: número de orden de cada una de las cajas que componen la transferencia, (el último número ha de coincidir con el nº total de cajas de la transferencia), la denominación de la serie y contenido específico de cada caja y las fechas extremas (primera y última) de los documentos contenidos en cada caja.
- Traslado físico de documentación al Archivo (incidencia de traslado): una vez que la transferencia esté preparada, se da la fecha exacta de traslado. El traslado de los fondos documentales al Archivo es responsabilidad e irá a cargo del organismo remitente a través de la correspondiente incidencia de traslados.
Es importante saber que documentos no se transfieren al Archivo, y serían aquellos documentos que si bien, ayudan a la gestión administrativa, su valor es meramente informativo y a corto plazo. Son documentos que no testimonian la actividad de la Universidad y no forman parte de su Patrimonio Documental. Tienen las siguientes características:
- Son ejemplares múltiples.
- Informan de un asunto concreto.
- Apoyan la gestión, pueden ayudar en el proceso de toma de decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines oficiales, libros, revistas, publicaciones, informes elaborados por otras instituciones, etc.