Es frecuente que en el momento de cesar en su actividad, o por un traslado de despacho, el profesorado deba realizar una selección de los documentos que ha ido acumulando a lo largo de su labor docente e investigadora, por lo que es preciso conocer las características de los documentos carácter particular al objeto de diferenciarlos de aquellos que corresponden al ejercicio de una función universitaria y que, si se trata de originales, deben conservarse en el Archivo.

El profesorado deberá atender a unas buenas prácticas para la organización y conservación documental:

• Documentos que debe conservar y pasar a la Secretaría administrativa de su Departamento, al objeto de su conservación en el Archivo Universitario: documentos relativos al Consejo de Departamento o Junta de Facultad/Escuela, comisiones, etc. cuando el profesor haya ejercido la función de Secretario.
• Documentos que contienen datos personales y que deben ser destruidos de forma controlada (pueden enviarlos al servicio de destrucción segura del Archivo Universitario en caso de no contar con destructoras en su Centro): cualquier documento base para una calificación del alumno: exámenes, trabajos, proyectos del alumno, fichas y relaciones de alumnos, copias de tesis, antiguas tesinas y suficiencia investigadora, trabajos, etc.
• Documentos que desee conservar o eliminar por su cuenta, o por cuenta del Departamento, pero que en ningún caso debe enviar al Archivo: documentos personales, currículums , publicaciones y revistas , documentación administrativa de la Universidad en la que el profesor es interesado (traslados de resoluciones sobre situaciones administrativas, por ejemplo, altas, bajas…), documentos del Claustro/Consejo de Gobierno porque es o ha sido miembro, documentos que no tengan datos personales, fotocopias de boletines o legislación, temarios antiguos, estudios, informes, etc.