Archivo Universitario

Forma parte del Patrimonio Documental de la Universidad todo documento generado por cualquiera de los órganos de gobierno y administración, así como sus órganos de representación, departamentos, centros o institutos universitarios en el desempeño de sus funciones. Así mismo, se considerarán parte de su patrimonio todos los documentos adquiridos en el futuro por donación, depósito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.

Se considera documento de archivo toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, analógico o digital, que son testimonio de las actividades propias de la Universidad en el cumplimiento de sus fines y que no formen parte del Patrimonio Bibliográfico.

Así mismo se considera documento de archivo todo aquel que, sin ser testimonio de las actividades propias de la Universidad, se considere patrimonio cultural merecedor de ser conservado.

• Los documentos de archivo forman conjuntos orgánicos que responden a la actividad de la oficina productora. Están relacionados con los que le preceden y los que le siguen, tienen carácter seriado.
• Son ejemplares únicos que reflejan la actuación o actuaciones para la resolución de un asunto. Son originales, o tratados como tales.
• Testimonian las actividades de la Universidad en el cumplimiento de sus fines.
• Son portadores de derechos y deberes de la Administración y los administrados.
• Son fuente primaria de información.
• Tienen una serie de valores tanto primarios (administrativo, legal, fiscal, jurídico) como secundarios (valor informativo e histórico).
• Forman parte del Patrimonio Documental de la Universidad.

El sistema de gestión documental es el conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, y dirigidas a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación de los documentos, o a transferirlos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y lograr una gestión y accesibilidad eficiente y eficaz.

Los documentos esenciales de la UHU son los que garantizan su continuidad, pervivencia y actividad después de un desastre. Entre estos documentos se encuentran los Estatutos, las actas de los órganos de gobierno, las actas de notas de los estudiantes o las elecciones de los órganos de gobierno entre otros.

Aparte de los documentos esenciales se deben establecer todos los tipos documentales susceptibles de conservación conforme las correspondientes tablas de valoración.