Actualmente el Archivo Universitario de Huelva no cuenta con un sistema informático de gestión documental que posibilite la consulta pública del catálogo (ya sea totalmente abierto o restringido según el grado de confidencialidad de cada tipo documental), si bien se pueden realizar las consultas bajo demanda.
No obstante sí se estáprocediendo al proceso técnico y descripción de la documentación, que consiste en identificar y analizar los documentos para su localización en un espacio físico, a través del instrumento descriptivo del catálogo, que se constituye como base de datos de todo el fondo documental.
Todo el proceso está normalizado con códigos conforme el cuadro de clasificación, así pues todos los encabezamientos, tanto de los contenidos como de los productores del documento, están normalizados. Además también se describen todos aquellos atributos que son necesarios para comprender el contexto de producción documental, y por ende su localización.
Los parámetros de descripción multinivel empleados son:
El sistema de ordenación dentro del archivo, se da y utiliza respetando el orden de origen y principio de procedencia, que se ha implantado en el archivo de gestión u oficina origen.
Norma Internacional General de Descripción Archivística
Adoptada por el Comité de Normas de Descripción · Estocolmo Suecia · 19-22 septiembre de 1999
Se agrupan en torno a seis áreas de información, como se hace en la ISAD-G:
Estas áreas las desglosan en 5 elementos esenciales: código de referencia, título, fechas extremas, volumen, y nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental).
Básicamente la descripción recoge:
Así mismo todos los documentos se digitalizan en el momento de procesarlos, por lo que se está generando un archivo electrónico paralelo al de los soportes originales en papel. Con esta medida se consigue mantener una copia de seguridad en el servidor, así como una herramienta que agiliza la consulta y obtención de copia de los documentos sin necesidad de manejar directamente los originales, que se manipularían sólo en los siguientes casos: