Cuadro de Clasificación
El cuadro de clasificación que se ha tenido como modelo de referencia en la Universidad de Huelva ha sido la fórmula propuesta por Michel Roberge (“La gestión de la información administrativa”), que ha inspirado el grueso de los cuadros de clasificación universitarios españoles.
Como instrumento flexible que es, ha venido adaptándose a la documentación, funcionamiento y necesidades de los diferentes servicios de la Universidad de Huelva, añadiendo, quitando y modificando todas aquellas divisiones y subdivisiones que fueren necesarias. Es por lo que, a partir de 2020 viene sufriendo su modificación más drástica al sustituirse el cuadro existente por el cuadro de clasificación confeccionado por la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (C.A.U).
Los principios de este nuevo cuadro, si bien continua las líneas generales del anterior (que tomaba como modelo la fórmula propuesta por Michel Roberge, se articula conforme una estructura jerárquica y conceptual mucho más compleja, distribuida en cinco niveles:
- Fondo de cada Universidad (Nivel 1)
- Clases o competencias (Nivel 2)
- Subclases o funciones (Nivel 3)
- Divisiones o actividades (Nivel 4)
- Divisiones o actividades propias (Nivel 5)
La codificación pasa a ser alfanumérica y decimal, y además con una longitud fija, lo que facilita enormemente su automatización. Esta codificación cuenta con la siguiente estructura:
A 00.00.00 ; donde:
- A Clase (Nivel 2)
- .00 Subclase (Nivel 3)
- .00 División (Nivel 4)
- .00 Series (Nivel 5) a definir por cada archivo
Con este profundo cambio en el cuadro de clasificación se pretende:
- Uniformar nuestro cuadro a nivel universitario nacional
- Adecuar la codificación del cuadro a la de los metadatos que contempla el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
- Facilitar los procedimientos de automatización de la documentación con los programas de Universitas XXI de OCU contratados por la UHU
El cuadro de clasificación está en constante revisión, para tener la última edición es necesario consultar y solicitarlo al Archivo.
El Cuadro de Clasificación se compone de dos elementos fundamentales:
La identificación y la agrupación de la documentación, fruto de la clasificación, partirá de las funciones principales recogidas en el cuadro de clasificación hasta llegar a las actividades más concretas, que se materializarán en la unidad básica de archivo: el expediente y/o documento.
La clasificación se compone de una codificación funcional. Cada clase se divide en subclases a un tercer nivel, y en divisiones a un cuarto nivel (que se corresponderían con las actividades más precisas), hasta materializarse en la unidad básica de archivo: el expediente y/o documento.
La codificación funcional base identifica y agrupa la documentación fruto de la clasificación, desde las funciones principales hasta llegar a las actividades más concretas, estructurada como sigue:
- CLASE A - ESTRUCTURA, GOBIERNO Y ORGANIZACIÓN
- CLASE B - GESTIÓN LOS RECURSOS DE INF. Y SIST. DE COMUNICACIÓN
- CLASE C - REPRESENTACIÓN Y RELACIONES INSTITUCIONALES
- CLASE D - GESTIÓN LOS RECURSOS HUMANOS
- CLASE E - GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS
- CLASE F - GESTIÓN DE LOS BIENES MUEBLES
- CLASE G - GESTIÓN DE LOS BIENES INMUEBLES
- CLASE H - NORMATIVA Y GESTION JURÍDICA
- CLASE J - GESTIÓN ACADÉMICA
- CLASE K - ORGANIZACIÓN DE LA DOCENCIA Y EL ESTUDIO
- CLASE L - GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Y TRANSFERENCIA
- CLASE M - GESTIÓN DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS A LA CDAD. UNIV.
Para poder definir al máximo el contenido de algunos expedientes y/o documentos, se pueden ir añadiendo a los códigos de clasificación unos auxiliares descriptivos, conocidos como subdivisiones:
- Subdivisiones uniformes (U) : se emplean para identificar unos tipos de documentos que se pueden encontrar en todos los niveles del cuadro de clasificación. Se identifican con la letra U más el número que precisa las subdivisiones uniformes, que es una numeración única y normalizada aplicable a todo el cuadro.
- Subdivisiones nominales (N): se emplean para identificar un expediente y/o documento con una denominación normalizada (de un órgano colegiado o unipersonal, una titulación, un edificio, un servicio, etc.). Se identifican con la letra N más la denominación normalizada (ya sea desarrollada o en sigla).
Se aplican exclusivamente a las piezas documentales, es por lo que el empleo de estos auxiliares es bastante reducio. El principio es que se utilicen los códigos funcionales simples en la mayoría de los casos.
En caso de aplicar subdivisiones se hará conforme las siguientes combinaciones:
- Código funcional base + Subdivisión Uniforme
- Código funcional base + Subdivisión Nominal
- Código funcional base + Subdivisión Nominal + Subdivisión Uniforme
El sistema de clasificación
Este sistema de clasificación permite agrupar los documentos relativos a una función o actividad concreta hasta llegar al nivel preciso requerido, que está representado por un código y un título del cuadro, independientemente de la estructura orgánica de la universidad que de hecho es cambiante.
Para clasificar la documentación el primer paso es delimitar a cual de las 12 clases pertenecen los expedientes y/o documentos a archivar, a continuación se busca una subclase que responda a la actividad a la que hace referencia el documento, analizando su contenido, hasta localizar la división más exacta y precisa posible del asunto del que trata. De este modo, todos los documentos referentes a un mismo asunto se agrupan y constituyen así los expedientes, con un código y título precisos.
La clasificación de los expedientes y/o documentos se hará siempre en el nivel más bajo, en pro de que la localización y el control del documento sean lo más rápido y eficaz posible.
El sistema de clasificación será igual y se aplicará independientemente del soporte del expediente y/o documento, por tanto la documentación administrativa en soporte electrónico, audiovisual, registro sonoro, etc., se clasificará bajo los mismos códigos y títulos del cuadro de clasificación.
La ordenación documental se basará principalmente en dos campos:
- Referencia: código de clasificación de la serie documental (fruto de aplicar el sistema de clasificación).
- Asunto: denominación o sigla del expediente de la serie documental.
Al gestionar cualquier expediente y/o documento se le consignará en el campo de Referencia el código de la serie y en el Asunto el código de expediente y/o documento.
Esta codificación se aplicará a la rotulación de las carpetas cuando se trate de documentación en papel u otros soportes físicos, e idénticamente se confeccionará un sistema electrónico de carpetas con una rotulación análoga.
Las carpetas se ordenarán por código de clasificación, y a su vez por orden cronológico o alfabético dependiendo del tipo documental que se trate, ya sean actividades o personales, pudiéndose combinar ambos tipos de ordenación para actividades concretas.
Otros datos relevantes a consignar en las carpetas serían: datos codificados (sujeto u oficina origen y objeto u oficina destino) y datos asignados por el sistema: número de registro y fecha.