Catálogo
Actualmente el Archivo Universitario de Huelva no cuenta con un sistema informático de gestión documental que posibilite la consulta pública del catálogo (ya sea totalmente abierto o restringido según el grado de confidencialidad de cada tipo documental), si bien se pueden realizar las consultas bajo demanda.
No obstante sí se estáprocediendo al proceso técnico y descripción de la documentación, que consiste en identificar y analizar los documentos para su localización en un espacio físico, a través del instrumento descriptivo del catálogo, que se constituye como base de datos de todo el fondo documental.
Todo el proceso está normalizado con códigos conforme el cuadro de clasificación, así pues todos los encabezamientos, tanto de los contenidos como de los productores del documento, están normalizados. Además también se describen todos aquellos atributos que son necesarios para comprender el contexto de producción documental, y por ende su localización.
Los parámetros de descripción multinivel empleados son:
- La descripción va de lo general a lo específico, en una relación jerárquica de la parte al todo, que va del nivel más amplio al más específico.
- La información es pertinente al nivel de descripción, proporcionando sólo la información que es adecuada al nivel que se está describiendo.
- Interconexión de descriptores, relacionando cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, e identificando el nivel de descripción.
- Unicidad, o no repetición, de la información común a todas las partes, no repitiendo en un nivel más bajo de descripción la información que ya se haya dado en un nivel más alto.
El sistema de ordenación dentro del archivo, se da y utiliza respetando el orden de origen y principio de procedencia, que se ha implantado en el archivo de gestión u oficina origen.
Norma Internacional General de Descripción Archivística
Adoptada por el Comité de Normas de Descripción · Estocolmo Suecia · 19-22 septiembre de 1999
Se agrupan en torno a seis áreas de información, como se hace en la ISAD-G:
- Área de identificación: información esencial para identificar la unidad de descripción.
- Área de contexto: información sobre el origen y custodia de la unidad de descripción.
- Área de contenido y estructura: información sobre el tema principal de los documentos y la organización de la unidad de descripción.
- Área de acceso y utilización: información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción (situación jurídica, condiciones de acceso, derechos de autor/reproducción, lengua, características físicas).
- Área de documentación asociada: información acerca de los documentos que tienen una relación importante con la unidad de descripción (localización de los documentos originales, existencia de copias, documentos complementarios y relacionados, bibliografía).
- Área de notas: nformación auxiliar y la que no se puede incluir en otras áreas.
Estas áreas las desglosan en 5 elementos esenciales: código de referencia, título, fechas extremas, volumen, y nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental).
Básicamente la descripción recoge:
- Descripción general o resumen del contenido de cada unidad archivable, normalizado y codificado por temas.
- Número de registro del documento, y el número de relación (referencia cruzada) a otros documentos para la confección automática de los expedientes.
- Data del documento, y fecha extrema en su caso.
- La dependencia, sección, unidad o departamento al que pertenece el documento se asigna automáticamente al reconocer el sistema la clave de acceso del introductor del documento (responsable de ese documento), también mediante tablas codificadas.
- El asunto, nombre del destinatario y nombre del remitentes, todos igualmente normalizados y codificados a priori.
Así mismo todos los documentos se digitalizan en el momento de procesarlos, por lo que se está generando un archivo electrónico paralelo al de los soportes originales en papel. Con esta medida se consigue mantener una copia de seguridad en el servidor, así como una herramienta que agiliza la consulta y obtención de copia de los documentos sin necesidad de manejar directamente los originales, que se manipularían sólo en los siguientes casos:
- Expedición de certificados.
- Requerimientos legales o judiciales.
- Comprobación de datos.