Forma parte del Patrimonio Documental de la Universidad todo documento generado por cualquiera de los órganos de gobierno y administración, así como sus órganos de representación, departamentos, centros o institutos universitarios en el desempeño de sus funciones. Así mismo, se considerarán parte de su patrimonio todos los documentos adquiridos en el futuro por donación, depósito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.

Se considera documento de archivo toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, analógico o digital, que son testimonio de las actividades propias de la Universidad en el cumplimiento de sus fines y que no formen parte del Patrimonio Bibliográfico.

Así mismo se considera documento de archivo todo aquel que, sin ser testimonio de las actividades propias de la Universidad, se considere patrimonio cultural merecedor de ser conservado.

• Los documentos de archivo forman conjuntos orgánicos que responden a la actividad de la oficina productora. Están relacionados con los que le receden y los que le siguen, tienen carácter seriado.
• Son ejemplares únicos que reflejan la actuación o actuaciones para la esolución de un asunto. Son originales, o tratados como tales.
• Testimonian las actividades de la Universidad en el cumplimiento de sus ines.
• Son portadores de derechos y deberes de la Administración y los dministrados.
• Son fuente primaria de información.
• Tienen una serie de valores tanto primarios (administrativo, legal, iscal, jurídico) como secundarios (valor informativo e histórico).
• Forman parte del Patrimonio Documental de la Universidad.

El sistema de gestión documental es el conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, y dirigidas a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación de los documentos, o a transferirlos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y lograr una gestión y accesibilidad eficiente y eficaz.

Los documentos esenciales de la UHU son los que garantizan su continuidad, pervivencia y actividad después de un desastre. Entre estos documentos se encuentran los Estatutos, las actas de los órganos de gobierno, las actas de notas de los estudiantes o las elecciones de los órganos de gobierno entre otros.

Aparte de los documentos esenciales se deben establecer todos los tipos documentales susceptibles de conservación conforme las correspondientes tablas de valoración.

Los documentos electrónicos deben tratarse, en términos de clasificación y plazos de conservación, del mismo modo que la documentación en soporte papel u otros analógicos. Por lo tanto, esta documentación debe organizarse y tratarse de forma que se pueda garantizar su conservación y recuperación con un gestor documental.

El Servicio de Archivo es la unidad transversal responsable de un control eficaz, eficiente y sistematizado de los documentos del patrimonio documental de la UHU, desde la creación de los documentos, la recepción y el mantenimiento, hasta su uso y difusión.

El Servicio puede proporcionar asistencia en las siguientes tareas:

• Asesorando en la organización de los documentos, sea en soporte papel o electrónico, de las oficinas.
• Gestionando la documentación de las oficinas según el cuadro de clasificación de la UHU.
• Eliminar o conservar la documentación de las oficinas con los criterios establecidos en el Reglamento de Archivo y en las distintas normativas vigentes.
• Transfiriendo la documentación de las oficinas al Archivo, colaborando así en la retirada de la documentación más antigua, evitando la acumulación de documentos, sean analógicos o digitales, de las oficinas.

Nuestros servicios están dirigidos a los siguientes colectivos:

• Personal Docente e Investigador de la UHU
• Personal de Administración y Servicios de la UHU
• Estudiantes de la UHU
• Investigadores externos a la UHU
• Ciudadanía en general que muestre un interés legítimo

Actualmente el Archivo de la UHU ha organizado y conserva el grueso de la documentación generada por la Secretaría General y la Fundación Universidad de Huelva. También custodia todos los convenios y acuerdos firmados por la Universidad en cualquiera de sus ámbitos, así como documentación dispersa de otros servicios, centros, resoluciones rectorales, vicerrectorados, etc.

En un futuro el Archivo debería custodiar y hacer accesible toda la documentación generada por la UHU, en cualquiera de sus ámbitos, e incluso ajenos que así se estipulase.

En caso que la documentación no se encuentre depositada en el Archivo, ésta deberá consultarse en su correspondiente oficina productora.

Cualquier tipo de información sea general o sobre los servicios, horarios, fondos, etc.

Las preguntas y consultas se pueden realizar telefónicamente, mediante correo electrónico, vía web, o personalmente en las dependencias del Archivo. En la web del Archivo aparecen los datos de todos estos medios para poder contactar en todo momento.

En términos generales las respuestas se realizan en tiempo real a un máximo de cuatro horas. En casos de consultas de especial complejidad, o por circunstancias excepcionales en la prestación del servicio de archivo (períodos vacacionales, procedimientos adicionales, etc.) la respuesta podría demorarse, ya que tendría carácter de diferida, no obstante siempre se realizaría en el menor período de tiempo posible.

Todos los documentos que han sido transferidos al Archivo están disponibles para ser consultados, no obstante esta consulta o acceso a la documentación está sometida a las limitaciones propias de su naturaleza, establecidas por la legislación vigente y la normativa interna de la universidad. Asimismo, el servicio de Archivo garantiza en todo momento el cumplimiento de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, y de las normas de conservación de los documentos según las tablas de evaluación documental.

Para realizar las consultas existen tres mecanismos:

• Consulta en sala: se lleva a cabo físicamente en las dependencias del Archivo y el documento no se puede retirar físicamente.
• Préstamo: el documento se puede retirar del Archivo durante un periodo determinado para su explotación. En cualquier caso, está expresamente prohibido que la documentación de la UHU salga de las propias instalaciones de la universidad.
• Reprografía: se facilitará una reproducción del documento, generalmente en formato pdf, si bien se pueden facilitar en otros formatos.

No se requiere un carné específico de archivo, tan sólo la identificación del usuario y, en su caso, una acreditación legítima para aquellos que no fuesen miembros de la comunidad universitaria de Huelva. La identificación de los usuarios se pueden realizar mediante DNI, TUO, carné de investigador, etc. El correo electrónico institucional de la UHU se sobrentiende como usuario identificado, ya que no deben emplearse por terceros, salvo que se haga un uso no legítimo del mismo.

Por cuestiones de seguridad y protección tanto de datos personales como de información confidencial, únicamente el personal propio del servicio de Archivo puede acceder a los depósitos documentales, en caso de acceder personal autorizado u otros se realizará el correspondiente control con un registro de accesos.

Tanto las tesis, como los trabajos fin de grado o máster, u otros trabajos finales de expedientes académicos, no se encuentran depositados en el Archivo de la UHU como debieran.

En su caso nunca se prestarían, y para su consulta o reproducción siempre deberían contar con la autorización por parte del autor, en donde se expresará las condiciones de dicha consulta y/o reproducción.

Si se tiene derecho de acceso a la documentación, en principio también se tiene derecho a obtener copias y certificaciones la misma.

Sí, cuando el Archivo Universitario promocione actividades formativas, o de otra índole, se podrán solicitar sesiones de formación o similares.

En caso de no existir una oferta formativa y un usuario requiriese algún tipo de formación puede solicitarla a través del buzón de sugerencias o directamente al personal del Archivo.

El servicio de Archivo es el encargado de la eliminación segura o la conservación de la documentación siguiendo las normas establecidas.

No obstante, las distintas oficinas pueden eliminar la documentación que no tiene más valor que el informativo, tales como diarios oficiales, copias de documentos originales, minutas y borradores, diferentes tipologías documentales de publicidad, o documentación de apoyo, una vez se haya elaborado el informe, la memoria o el estudio correspondiente.

Si se desea transferir documentos desde una oficina hasta el Archivo de la UHU, debe rellenarse el correspondiente formulario de transferencia. En el formulario deben indicarse los datos básicos de la unidad, el número de unidades que se quieren transferir, el código de clasificación correspondiente, la descripción general de las unidades que se transferirán y las fechas extremas.