Acceso

Siempre y cuando el peticionario sea miembro de la comunidad universitaria o persona autorizada, se podrá realizar de tres formas:

• Consulta: cuando se requiere solamente información puntual del contenido del documento pero no se requiere a éste como tal.
• Reprografía: cuando se necesita el documento y es factible se facilitará una copia del mismo, preferentemente en formato digital.
• Préstamo: cuándo se requiera el documento original sea para un trámite o actividades de extensión cultural.

Solicitudes

Se harán preferiblemente mediante correo electrónico, formulario web, o en su defecto telefónica o presencialmente en las dependencias del Archivo.

Préstamos

Se requiere una tramitación más compleja por motivos de seguridad y preservación de los documentos:

• Deberá hacerse uso del formulario de solicitud de préstamo (que se puede descargar de la página Web del Archivo).
• Si una unidad administrativa solicita un préstamo de documentación con valor administrativo de la que no ha sido productora, a su vez deberá dirigir una petición a la unidad administrativa responsable del procedimiento.
• El Archivo General remitirá la documentación a la unidad peticionaria, acompañada del formulario en donde el Archivo ha consignado el número de préstamo, fecha de devolución y ha firmado y fechado de envío.
• Dentro del plazo de préstamo establecido la unidad administrativa devolverá la documentación al Archivo, junto con el formulario en donde ha fechado, firmado y sellado la devolución.
• La documentación se devolverá sin modificaciones. Si fuera necesario añadir al expediente algún documento, el responsable de la unidad administrativa lo hará constar en la portada de la carpeta correspondiente y advertirá de ello al Archivo Universitario.
• En caso de pérdida o deterioro de la documentación, la responsabilidad recaerá en la persona de la unidad administrativa solicitante del préstamo.
• Una vez recibida la documentación prestada, el Archivo Universitario remitirá al prestatario el formulario con el acuse de recibo fechado, firmado y sellado.